《党政机关公文格式》虽已发布实施多年，各地却仍存在贯彻执行不力导致公文格式严重不规范的问题。为引起公文学界足够重视，促进各级机关公文规范化，特撰此文，概要总括特殊格式之外的常规公文格式编排规则，并针对公文中的常见错误列举典型实例予以点拨矫正。
一、公文格式编排规则图表
(一)、公文要素划分表
(二)、公文版头示意图
1.上行文版头
2.常规下行文版头
3.常规平行文版头
(此版头形式也称作“信函格式”，发文机关标志下4 mm处印一条上粗下细的红色双线，距下页边20mm处印一条上细下粗的红色双线。在发文量较大的上层机关，信函格式有时也用于某些通知、批复、意见、议案等文种;但无论何机关，函必须用此版头。)
(三)、公文主体示意图
(四)、公文版记示意图
二、公文格式注意事项指要
(一)版头部分
1.份号、密级和保密期限、紧急程度。①《党政机关公文格式》明确了份号的位数和字号，规定“一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。②党政机关公文的密级和保密期限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
2.发文机关标志。①由发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种组成的版式已取消，不宜再使用。②发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm的版式也已取消，不宜再使用。
3.发文字号。①发文字号中的括号应使用六角括号“〔〕”，而不宜错用成圆括号“()”、方括号“[]’’或黑方头括号“【】”。②上行文的发文字号应居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
4.签发人。①上行文(包括请示、报告和上行意见)均应标注签发人，不宜仅请示标注。②“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。③有多个签发人时一般每行排两个姓名，不宜单列竖排。④签发人姓名右空一个字。
(二)主体部分
1.标题。①标题结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，不宜随意省略发文机关名称，更不能没有狭义法定公文文种(公文处理法规规定的文种)。②标题回行时要做到词意完整，不宜将一个词拆开分作两行。③上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
2.正文。①结构层次序数应执行“依次用‘一、’‘(一)’‘1.'‘(1)’标注”的规定，不宜无端跳级使用。②字体应执行“第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注”的规定，不宜随意乱用。
3.附件说明。①在正文下空一行左空两个字编排“附件”二字，不宜不空行或只标“附”字。②附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。③附件名称不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。④在批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批转、转发、印发的公文和报送件不应作为附件处理，文中不宜标注附件说明。
4.发文机关署名、成文日期。①《党政机关公文格式》已作补充规定，不宜再沿用单一行政机关行文不署名的做法。②成文日期中的数字用阿拉伯数字(年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位)，不宜再沿用行政机关用汉字标注的做法。③加盖印章的公文，成文日期一般右空四个字编排。
5.附注。①附注用于标注公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日期的右下方。②请示宜在附注处注明联系人的姓名和电话。
6.附件。①附件应当另面编排，宜在版记之前，不宜在版记之后。②“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。③附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。④不宜将被批转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。
(三)版记部分
1.抄送机关。①主题词要素已经取消，抄送机关成了版记第一个要素。②抄送机关用4号仿宋体字，不宜再沿用3号字。③“抄送”二字左空一个字，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。④抄送机关之上应当加粗横线。⑤在抄送后不宜赘加早已明文取消的“抄报”“抄发”。
2.印发机关和印发日期。①用4号仿宋体字，不宜再沿用3号字。②编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。③印发日期用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。④在版记下面不宜赘加“拟稿xxx，打字xxx，校对xxx，印数xx份”等非公文格式要素。行文应当遵循《发文稿纸格式》国家标准，已在发文稿纸中明确责任的信息不必体现在公文格式上。
另须说明，页码位于版心外，系独立要素，不属于版记部分。
三、公文格式常见错误示例
公文格式常见错误，大体有沿用陈规式和因袭积弊式两种类型。
(一)、沿用陈规式
沿用陈规式，即不了解最新规定而错误地沿用已废止规定的做法。
【示例1】沿用发文机关名称加括号标明文种的版式
点拨矫正:这是1996年发布的《中国共产党机关公文处理条例》中规定的一种版式，2012年《党政机关公文格式》已将其取消，再使用则是错误的。
【示例2】沿用发文机关标志上边缘至版心上边缘80mm的版式
点拨矫正:这是1999年发布的《国家行政机关公文格式》中规定的上行文版式，2012年《党政机关公文格式》已将其取消，再使用则是错误的。根据新规定，上行文的版头不再留有80mm空白区域，无论上行文还是下行文，发文机关标志上边缘至版心上边缘均为35mm。另外，此例还有两点与现行规定不符:一是党政机关公文已将密级和紧急程度标注位置统一在版心左上角，二是签发人姓名不宜单列竖排。
【示例3】主体和版记部分常见错误
点拨矫正:不宜沿用2000年发布的《国家行政机关公文处理办I}})和1999年发布的《国家行政机关公文格式》的规定，此例落款处应当署发文机关名称，成文日期应当用阿拉伯数字，版记处应当删去主题词要素。另外，附件说明标注不当:一是应标注在正文下空一行位置，二是序号应标注在“附件:”后并上下对齐，三是序号后面的顿号宜改成下脚点(.)，四是附件名称后面的标点符号宜删去。可修改为:
(二)、因袭积弊式
因袭积弊式，即盲目照搬积久相沿弊病的做法。
【示例1】(为简明起见，例中省略了发文机关标志等要素。)
点拨矫正:“方案”不是狭义法定公文文种，不宜直接行文，标题可修改为“XXX关于印发集中开展“六打六治”打非治违专项行动实施方案的通知”。
【示例2】
点拨矫正:“办法”不是狭义法定公文文种，不宜直接行文。另外，标题中缺少发文机关名称，事由表述欠准确。可将标题修改为“XX市委东部新区工委关于印发《在党风廉政建设中落实工委主体责任和纪委监督责任实施办法(试行)》的通知”。根据公文内容，也可修改为“XX市委东部新区工委关于在党风廉政建设中落实工委主体责任和纪委监督责任的意见”。
【示例3】
点拨矫正:上行文应当标注签发人，发文字号左空一个字，签发人姓名右空一个字。此例混淆了上行文和下行文版式上的区别。
点拨矫正:此例混淆了常规下行文版头和常规平行文版头的区别，宜改成如下信函格式。
点拨矫正:①被批转、转发、印发的公文和报送件不应作为附件处理，文中不宜标注附件说明，此例宜将“附件:xxxxx2015年‘安全生产月’活动方案”删去，另页左上角也不宜标注“附件:”。②版记位置不当，应当移至被印发文即方案后偶数页下方;同时，应注意用4号仿宋体字，左右各空一个字。另外，此例标题宜补上发文机关名称，并将矩形改成梯形。
可修改为:
xxxxx关于印发
2015年安全生产月活动方案的通知
