公文写作:公文中的简称、统称应规范

    在公文的制发工作中，经常遇到使用专属名词的全称、简称和统称的问题，正确且准确地使用全称、简称、统称，是发挥公文执行效力的重要前提。如果使用简称、统称不正确或者表述不准确，就会造成混乱，影响公文的正常运转。
    全称，顾名思义，是指权威机构认定的最标准、最原始的名称，如:“中华人民共和国住房和城乡建设部”就是法定全称。简称，是相对于全称而言的，通常一个专属名词字数较多时，可以进行减缩，以达到简洁明了的效果，如:“中华人民共和国住房和城乡建设部”可简称为“住建部”。统称，是一个集合概念，对具有相同属性的多个元素进行归类，形成约定俗成的统称，如:“各市人民政府”“市政府各部门”“有关重点企业”等。
    现将公文制发中经常遇到的简称、统称使用问题举例分析如下:
    一、主送机关中的简称、统称
    主送机关是公文主体部分的第一个要素，也称“抬头”。抬头的基本要求就是准确、规范、简洁。《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》中明确规定，“主送机关，公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。”从《条例》对主送机关的规定来看，表述的方式有三:一是使用机关的全称;二是使用机关的规范化简称;三是使用同类机关统称。其中前两种方式都是针对“单个”机关而言的，第三种方式主要是针对两个以上机关而言的。公文制发者要视具体情况灵活把握。
    一般来说，机关全称的使用，要以机构编制部门核准的名称为准，一般都与机关的印章名称保持一致。比如:“中华人民共和国教育部”“山东省人民政府办公厅”“潍坊市住房和城乡建设局”等。上行文一般都是单头主送，所以主送机关名称要用机关的全称;下行文的送达范围较广，主送机关一般较多，主送机关名称则一般使用全称或统称。写作中使用全称时，一般都比较规范，不易出错。而简称、统称的使用容易出现问题，需引起注意。
    (一)、简称的使用。下行文的主送机关较多(三个以上)，又难以用统称的时候，一般用机关的规范化简称。在使用机关的简称时要注意以下三点:
    一、是使用机关的简称要规范。应以同级机构编制部门核准的机关规范化简称为准，不能随意简省。比如“人力资源和社会保障局”在不同的省市，可能公布的简称不一样，有的简称为“人社局”，有的则简称为“人保局”，还有的简称为“人劳局”。
    二、是使用机关的简称要注明级别。一定要带上标志机关级别的“省”“市”等字样，如若不然，则容易造成混乱。比如，各级都习惯将“发展和改革委”简称为“发改委”，如果不标注标志级别的字样，就难以区分是“国家发改委”“省发改委”，还是“市发改委”。
    三、是注意简称与统称的区别。如果连续排列几个同级机关的简称，应当逐个标注“省”“市”等标志级别的字样。不能只在第一个机关前而标注“省”“市”等标志级别字样，用一个标志级别的字样统领后而的简称是不严谨的，容易与统称造成混乱。如果是部门联合下行文，主送对应下级部门，可共用一个标志级别的字样，但其级别字样前应加“各”。如:省公安厅、教育厅、民政厅联合下行文，主送机关可拟写为:“各市公安局、教育局、民政局”，此时用的是统称，并非是简称。
    (二)、统称的使用。当主送机关中同类机关的个数超过三个时，一般使用同类机关统称。这里的主送机关包括机关、部门、单位、人民团体、企业等。就目前使用情况看，对统称的使用，各地都沿用各自的习惯用法，界定不明确，使用较随意，缺少规范。在主送机关中使用统称时，要注意区别以下几个类别:
    1.机关。通常指国家机关，是指国家为行使其职能而设立的各种机构，是专司国家权力和国家管理职能的组织。包括中央和地方各级组织，具体包括各级权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军队中的各级机关。在我国，中国共产党是执政党，宪法明文确定了中国共产党在国家事务中居于领导一切的地位。因此，从广义上讲，中国共产党的各级机关应纳入国家机关的范围。
    上行文一般标注单个机关的全称，下行文可以标注同类机关统称。比如:某省党委、政府联合下发文件，主送机关可以表述为:各市党委、人民政府;某市政府下发文件，主送机关可表述为:各县(市、区)人民政府。以上两例中的“各市党委、政府”“各县(市、区)人民政府”就是同级机关的统称。
    2.部门。《现代汉语词典》(第6版)中对“部门”的注解是:“组成某一整体的部分或单位。”就国家组织机构来看，部门是一个组织的机构，即统一体下设的若干分支机构或组织。比如，国务院这个最高国家行政机关中，组成部门有25个。省以下各级行政机关也都设组成部门，不同省、市的政府组成部门个数和名称也不尽相同，但在拟写主送机关时，一般都表述为:“省政府各部门”或“市政府各部门”。党委系统的组织、宣传、统战等部委也通常称作“部门”，但在拟写主送机关时，一般表述为“省委各部委”或“市委各部委”，而不称呼“各部门”。
    3.单位。单位有广义和狭义之分。广义的单位，是“指机关、团体等或属于一个机关、团体等的各个部门”。(《现代汉语词典》第6版）常用的表述有直属单位、下属单位、事业单位等。狭义的单位是指“事业单位”，一般是指政府直属事业单位，有时也包含部门所属事业单位。此外，一些政府的直属机构，现在一般都统称到“单位”中去，不再单列。
    4.企业。不论哪一级机关在行文时，都可能遇到主送企业的文件。由于企业既不是“部门”，也不是“单位”，更不是“机关”，所以，在拟写抬头时，要将企业单列。比如，市政府办公室在下发会议通知时，就经常将主送机关表述为:“各县(市、区)人民政府，市属各开发区管委会，市政府各部门、单位，各重点企业，各人民团体”。
    5.人民团体。指除政府、政府机构、企业公司和事业单位以外的团体组织总称。从1949年中华人民共和国成立以后，一直沿用至今。通常是指工会、团委、妇联、文联、科协、侨联、社科联、贸促会、残联、工商联等群团组织。在拟写主送机关时，一般将他们统称为“各人民团体”。
    二、发文机关标志中的简称
    发文机关标志就是俗称的“红头”，但电报除外(电报一般用“绿头”）。《条例》中规定:发文机关标志，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，但不能使用发文机关的统称。
    在联合行文时，如果并用多个发文机关的名称作为发文机关标志，需要特别注意以下两点：
    一、是坚持“一全俱全，一简俱简”，力求表述规格一致、使用规范统一。如果使用机关全称，则全部使用机关全称，如果使用机关简称，要全部使用机关简称，一般不要混用。应当将主办机关的名称排列在最上而一行。
    二、是逐一标明级别。机关的规范化简称都在最前而标注了“省”“市”等标志级别的字样，因为联合发文的机关，它们之间可能是不相隶属的关系，所以在标注联合行文发文机关标志时不能简省。如:X市的一份文件的发文机关标志为“X市教育局、X市妇联、X市公安局”，是规范的。
    三、正文中的简称、统称
    在公文的正文中，经常会用到一些组织、机构或文件的名称，尤其是一些名称较长时，在多次引用过程中，如果每次都用全称，不仅显得冗长，而且极易出错。此时最好的办法就是使用“简称”或“统称”。
    《条例》中明确规定，公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范化缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。这里需要重点指出的是，应在第一次出现全称时标注简称，并且一定要规范标注，以免造成后而使用的混乱。一般在全称的后而加一全角小括号，在小括号内标注:以下简称“X  X   X "。如:潍坊市智慧城市建设办公室(以下简称“市智慧办’)。如果是带书名号的标题，则直接在小括号内标注:以下简称《X X X》。如:《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例加。同时要注意，只要标注了非规范化简称的，在此后的引用中，都必须使用已标注的非规范化简称，不能再出现全称或其他非规范化简称，简言之，就是要保持全文的称呼前后一致、规范统一、准确无误。
    此外，在公文的正文中如果出现统称，应当与主送机关中的对应统称保持一致，不能随意扩大或缩小范围，更不能编造其他非规范的统称。
    总而言之，在公文中使用简称、统称时，一定要让“阅文者”准确理解其意，万不可产生歧义。