公文写作:公文写作中不规范现象及对策

公文是国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动中，按照一定的程序和规范格式制定的传递信息和处理事务的工具。公文写作的规范化体现公文的严肃性，直接影响公文所发挥的效用。该文以公文写作中的不规范现象为切入点，提出了公文写作不规范现象的一些对策，对提高公文写作质量具有一定的现实意义。
1、公文写作中的不规范现象
    自2012年《党政机关公文处理工作条例》颁发以来，国家机关、社会团体、企事业单位都高度重视公文写作质量，有的地方专门开展“公文质量年”活动，旨在提高公文的质量。公文写作中各种不规范现象却频频出现，主要有:文种使用不规范，如臆造、滥用、错用、缺少、混用文种现象;格式不正确;文字语言表达不准确等。
1.1、文种使用不规范
    1.1.1、臆造文种
    《条例》中明确规定了决议、决定、命令(令)等15种公文正式文种，但在实际工作中，文书工作者常常把事务性文书“申请、说明、汇报”等当作公文来用，如《关于XXXX的申请》《关于XXX的工作汇报》《关于XXX的情况说明》，甚至把“规定、办法、工作要点、方案”等当公文文种，如《XXXX工作方案》。
    1.1.2、滥用文种
    行文单位文书工作者对《条例》中15种文种的性质、功能、适用对象、适用内容等认识不清，对自身职权范围、隶属关系、行文目的认识不明，同时为贯彻中央“八项规定”，精简公文，避免出现文山会海的要求下，滥用文种现象出现频繁。本该使用正式文件，但是为精简公文，不管行文关系、隶属关系，一律采用便函。
    1.1.3、错用文种
    行文过程中，常常遇到错用文种的现象。本应该使用“请示”的，却使用“报告”，如《学校关于XXX拨款的报告》，从行文中，我们知道是需请求上级机关批复拨款的呈请性公文，但是却使用不需要批复的呈报性公文。行文单位对文种认识不清，却苦苦等待上级机关的批复，这势必影响公文的目的。两个单位之间没有行政上的隶属关系，有些单位为奉承迎合受文单位而曲意降低本单位级别，抬高对方;平级单位，或不相隶属单位，本该用“函”行文的，却用“请示、报告”行文。如某专科学校的文书工作者对“函”与“请示”的定义、使用对象等不清楚，错误地拟了《XX学校关于与XXX学校合作办学的请示》。另“通知、决定”和“通报”误用，一般的人事任免应用“通知”，而非《关于XXX的任免决定》;奖惩人员本应用“决定”却误用成“通知”。在表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况用“通报”，实际工作中，“批评错误”误用为“通知”。
    1.1.4、缺少文种
    有时文书起草者在撰文时未注明文种，如《关于XXXX的说明》《关于XXX的调整》等，严重损害了公文的严谨性、严肃性、权威性，影响收文单位对来文的意图的理解，不利于准确处理，造成误会，影响工作。
    1.1.5、混用文种
    《条例》中对公文文种有明确的规定，一份公文只能使用一个文种。有些文书工作者不不按《条例》要求，出现《XXX关于XXX的请示报告》《XXX关于XXX的报告函》《XXX关于XXX的请示函》等混用两种文种现象。收文单位收到以上3份公文，应该是按“请示”给批复，还是按“报告、函”呈报性公文处理不做批复，难以定夺。
1.2、公文格式不准确现象
    标题拟写不规范。一是文种的错误使用;二是标题事由不清，如《XXX关于XX专项教育培训的请示》，从行文了解，此文中有关于教育培训的安排，但重点是关于教育经费的请示，给办文者造成理解偏差，不知如何批复;三是文不对题，如《关于做好国家体检工作的通知》，此文实际上是某学校根据国家文体局相关要求做好毕业生体检工作的体检方案;四是标题不凝练，如“XX关于请求解决XX问题的请示”，给人啰嗦不凝练的感觉;五是标题中滥用顿号、引号、破折号。
    主送机关拟写不规范。一是缺主送机关;二是只能是一个主送机关的，却采用多个机关;三是主送机关，只写主送给领导个人。
    发文文号拟写错误。一是单位简称不符合规范;二是文号括号应用六角符号“〔〕”，在行文工作中，文书往往不注意误用“[]”和“【】”。
    附件拟写不规范。公文附件是用于补充公文正文的内容，位于正文和发文机关署名之前，把附件二字放在与正文隔开一行左起空两字的位置，然后添加名称以及全角冒号，名称之后不用加任何标点符号。但是在实际公文写作中，频频出现附件标题与正文中的标注附件标题不一致，应为正文的误为附件的现象。
    版记格式错误。一是版记标注在奇数页。二是版记编排在附件之前。三是版记中主送机关、抄送机关、印发日期编排错误。
1.3、文字语言表达不准确
    文字用语不严谨、不准确，有的使用口语、网络语言等不规范语言，有的对词语、语句含义的理解不准确，形成病句，影响公文的逻辑表达;有的标点运用不准确，标题、文中误用顿号、书名号、破折号等;语言繁复不够简洁，影响办文者对公文的理解，降低公文质量。
2、公文写作不规范对策
2.1、强化理论认识
    公文写作过程中出现的不规范，是对《条例》等理论知识认识不够;没有认真研究相关写作理论知识，往往随心而欲，以经验代替理论。对公文写作缺乏重视，对公文的严肃性、权威性认识不够。因此，从事公文写作工作者应该强化《条例》等理论知识学习，将理论与实际相结合，把理论运用到实际工作中，坚持“多学、多看、多练、多思”，在反复的训练中，逐步规范公文写作。
2.2、提高业务能力
    文书工作者业务能力不强，缺乏专业的知识背景，而文秘专业、中文专业背景毕业的人才从事公文写作工作的少，这导致了公文写作队伍中缺乏专业人才。另外，公文写作是一份专业性、长期性、及时性、艰苦性的工作，新的同志往往专业不对口，又有畏难情绪，不愿干，赶鸭子上架而为之，公文质量不高。存在很多部门都缺乏公文写作的人才，但又很难找到所需公文写作人才的现象，从而公文整体的质量势必受影响。因此，公文写作者应该主动学习，提高自身的业务水平;用人单位应该组织公文写作相关培训，以培训促学习，同时可以开展公文写作周活动，以赛促公文质量。
2.3、摒弃领导效应
    在实际工作中，存在领导干部对公文的不熟悉，偶尔出现错误指示的现象，本应该用“请示”的，领导常常给文书起草者说给上级机关写个“报告”，或者应该给上级机关报告事项的，往往要求文书给上级机关写个“汇报”，秘书工作者往往碍于“领导说了算”，不知变通，或者是明知道错误而不加改正。不仅领导干部要转变思想观念，同时从事公文写作者也要转变思想，要转变“领导说了算”现象，在实际工作中，要端正态度，发现错误应该及时纠正。
3、结语
    公文写作的不规范，不仅影响公文的质量，还会妨碍公文办理和执行工作，甚至有损发文单位的形象。因此各发文单位、从事公文写作者应该转变观念，高度重视公文写作，加强理论学习，培养过硬的公文业务本领，不断提高公文写作水平和质量。