公文写作中请示和报告文种混淆的相关问题管窥

党政机关日常工作中长期存在这样一个现象,凡需要上级机关予以审批或批准的事项,下级机关经常会被要求“写申请”或“打报告”,很少被要求“打请示”。综合考虑,以上现象存在,有其特定的历史和现实因素。因此,本文重点探讨请示和报告文种主要区别、混淆原因、常见病误,并提出避免请示和报告混淆的相关举措。
    请示和报告是党政机关最常用的公文文种,在党政机关“以文辅政”过程中具有不可替代的重要作用。长期以来,部分党政机关领导干部、秘书工作者、教学科研人员,因为历史和现实的某些因素,导致请示和报告之间文种不分、混淆乱用的现象屡见不鲜、屡禁不止,严重影响了公文处理的质量和效率,甚至损害了公文的严肃性和权威性。因此,在正规的公文行文与使用过程中,绝不能将请示和报告混为一谈
一、请示与报告文种的主要区别
    1.适用范围不同
      《党政机关公文处理工作条例》曾明确界定,“请示适用于向上级机关请求指示、批准。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。由此可知,请示和报告是两个性质完全不同的文种,请示重在“呈批”,报告重在“呈报”,它们都具有各自存在的必要性,但既不能互换使用,也不能混合使用
    2.行文时间不同
    请示须在事前行文,需等上级机关审批或批准之后方能够执行,不允许边执行边请示,更不允许不请示直接执行,即我们常说的“先斩后奏”。报告则可以是在事情执行过程中进行,也可以在事情执行结束后统一进行,但实际工作中通常会将二者相结合
    3.写作逻辑不同。请示写作的内在逻辑一般会围绕“为什么要请示”和“请示什么问题”展开。“为什么要请示”,通常包括请示依据、背景、缘由;“请示什么问题”,主要是要求上级机关为我们解决什么问题及怎么样解决。报告则依据其内容或种类的不同,其写作内在逻辑也不固定,结构相对灵活,例如常见的“情况一做法一问题(意见)”,“情况一问题一建议”,“情况一原因(责任)一下一步做法”等逻辑
    4.内容含量不同
    报告涉及的内容既可以是综合性的,也可以是专题性的。内容范围较为宽泛,例如常见的基本情况、主要做法、存在问题、经验教训、解决措施、今后打算等,内容相对较多,篇幅也比较长。请示的内容较少、篇幅较短,这是因为请示要坚持一文一事原则,禁止将多个请示事项或不相关联的请示事项放在一个文件里行文,给上级机关审批和答复造成诸多不便,更不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项
    5.处理方式不同
    根据《党政机关公文处理工作条例》相关要求,有请示则必有批复(特殊情况由函代批复),而报告则不需要批复。因此,请示属于“批件”,无论所请示事项是否被批准,受文机关都需要在限定期限内给予请示单位明确答复,报告则属于“阅件”,受文机关不需要给来文单位以任何答复
    6.主送对象不同
    请示和报告虽同属上行文,但主送对象却有很大不同。原则上请示只主送一个对所请示内容具有审批、批准权限的上级机关,且该上级机关还必须跟来文单位具有领导或指导的上下级关系(否则应该用函),不能多头主送、多级并送甚至越级请示。若受双重单位领导,请示应向有权利批准、有能力解决所请示事项的单位行文,另一个单位则列为抄送,以便对方明晰责任与了解情况。报告则没有以上要求,如遇到紧急情况需要上级机关及时了解,报告则可以多头主送
    7.结语用语不同
    请示因需上级机关的批复,经常使用“妥否?请批示。”,  “请批复”,“请予批准”等固定用语收束全篇。而报告因不需批复,则经常使用“特此报告”,“专此报告”等固定用语来收篇结尾,或者不写固定用语而直接结尾
    8.附注要求不同
    撰写请示时应要在落款和时间下,专门附注联系人姓名及联系方式,方便上级机关在审批请示事项产生疑问或要求进一步补充相关材料时,并及时跟来文单位保持沟通和联系,确保所请示事项办理进度和效率。相反,报告则没有此方面的要求
二、请示与报告文种混淆的原因
    在党政机关日常工作中长期存在着这样一个现象,凡是需要上级机关予以审批或批准的事项,下级机关经常会被要求“写申请”或“打报告”,很少被要求“打请示”。究其原因,除相关人员的理解能力、业务水平等主观因素外,导致以上现象还有历史和现实两方面客观因素
    1.历史原因。通过对建国以后颁布的所有公文处理办法的梳理,就会对以上问题茅塞顿开。1951年政务院颁布的《公文处理暂行办法》没有请示文种,只有报告文种,并规定向上级机关陈述或请示事项一律要用报告文种,因此,凡事“打个报告”这个口头禅便流传开来。随着时间推移,国务院逐渐意识到了请示和报告两个文种的矛盾性,于是在1957年《关于公文名称和体式问题的几点意见(稿)》提出,“报告和请示必须分开使用,报告中不能写请示事项,但请示中可以反映情况、陈述理由,以便于上级处理。”可以说,该意见较之前办法具有很大进步,明确要将请示与报告分开,但不幸的是该意见并没有得到有效的贯彻执行。直到1993年国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》,才完全将请示与报告严格地区分为两类文种,但由于长期受请示和报告混合使用的影响,人们早已形成了思维定式,在实践中往往因袭旧弊,仍旧习J惯于将“写请示”说成“打报告”,拟写报告时还是会夹带请示事项,甚至将二者重新融为一体变成“请示报告”。
    2.现实原因。在实际工作中有人认为,请示只能写明请示背景、依据和缘由,提出请示事项,但不能陈述面临的境况;报告只能陈述基本情况,汇报面临问题,但不能提出需要解决问题的倾向性意见。基于这种认识,人们向上级机关汇报工作情况、提出工作设想时,对于究竟该使用请示还是报告左右为难,于是就想出一个  “万全之策”,干脆使用“请示报告”以示周全。这是导致请示和报告混淆使用问题的现实原因之一。此外,由于党政机关单位,尤其是办公厅(室),对于下级机关或部门报来的文件审核不够严格,对请示和报告混用、乱用现象置之不理,甚至将夹带请示事项的报告给予批复而不是及时退回,以至于下级机关或部门误认为所报来的文件没有问题,这客观上也纵容了请示和报告混淆使用问题的长期大面积地存在
二、请示与报告写作中常见病误
    1.公文标题错误
    请示和报告的标题经常出现标题错误、简而不明、词语重复等问题。仅以某机关单位修建机关食堂向上级部门要资金为例,标题就会五花八门。例如:关于请求修建食堂所需经费的请示;关于申请修建食堂所需经费的请示;关于修建食堂所需经费的请示报告;关于修建食堂所需经费的申请;或者直接写请示或报告。以上标题错例容易使读者产生疑惑,不知到底想要请示还是要报告。如果表达请示意愿,将标题中请求、申请等词语删除,请示报告中的报告删除,申请改成请示即可;如果要表达报告意愿,则将请求、申请等词语删除,并将请示改为报告,或是将请示报告中的请示删除即可。按照公文标题的一般写法,该请示的标题应为:关于修建食堂所需经费的请示,该报告的标题应为:关于修建食堂所需经费使用情况的报告
    2.主送机关混乱
    请示和报告同属于上行文,都是主送给上级部门或单位,但在主送机关的处理上显得较为混乱,其中尤以请示文种存在的问题最为严重。一是多头请示。个别单位经常将一份请示同时给多个上级机关主送,并认为多头押宝总会有一个上级机关批准,却不知这样会导致多个上级机关批复意见不一致,甚至意见向左,反而让行文单位无所适从,使请示事项难以解决。二是送领导个人。个别单位直接将请示的主送机关写上级机关领导名字,既不符合《党政机关公文处理工作条例》行文规则,也违反了集体领导的基本原则。三是越级请示。当前,总有一些单位存在认识上的偏差,认为只有把请示问题提交到更高级的机关才能引起重视和快速解决,自作主张将主管单位绕过,直接越级向更上一级机关请示,使不同单位主体之间关系更加微妙,将所请示的问题进一步复杂化,甚至影响被越过的上级机关在解决请示问题所发挥的积极作用
    3.行文逻辑不清
    撰写行政公文通常都会在公文开头处交待清楚行文目的,构成目的句统领全篇的固定模式,这对于特定的公文来说,是符合公文撰写的基本规律的。当前,部分人在撰写请示时,不看具体内容,总是千篇一律地将目的句置于全文之首,造成了写作层次迂回、逻辑不清、内容重复等问题,显然违背了请示写作的内在逻辑和基本规律。一般而言,请示的写作要遵循“为什么要请示”和“请示什么问题”两个层次,第一个层次仅需交待请示背景、依据、缘由,第二个层次则写清请示什么问题,要求上级机关做什么、怎么做按照这种严谨的逻辑顺序,客观上必然要在第二个层次的开端处,通过使用以“为”字为句首的目的句,从而实现承上启下、转换过渡的重要作用。报告文种写作中也不同程度地存在重叙述轻议论,夸大成绩回避问题,报告中夹带请示事项等逻辑方面问题
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