所谓公文写作三段式,是指将公文正文分为缘由、事项和尾语三部分,分别去把握和写作。公文写作变化无穷,学习该写作法则,初学者可快速掌握公文写作的基本窍门和入门方法。
很多公文初学者都表示公文不好写,文种比较多,不同文种的写作要求、格式等各有不同,很难在短时期把握公文写作要领。笔者在多年的教学中总结出公文正文三段式入门法则,可帮助初学者解决不知从何入手的困惑。
公文正文包括缘由、事项和尾语三部分。
缘由就是发文的原因或背景。
事项就是公文陈述的具体事项,在请示中就是向上级请示的具体事项,在通知中就是所通知的具体事项。事项陈述要具体而简略。为了有‘条理地陈述事项,可以使用序号标记事项段落。
尾语位于公文正文尾部,可加也可以不加。
如通知的最后为“特此通知”,请示的最后为“当否,请批示!”有些公文的尾语则是可以省略的。
需要说明的是,正文三段式不一定指的是正文就要写三个段落。有的公文可能只用一个段落甚至一个句子就可将三段式内容表达清楚。
例如:
多数印发、转发式通知都很简洁,往往一段搞定。此例虽只有两句话,但也将三方面意思表达清楚了。现根据三段式写作法则将正文拆解如下:
(一)缘由
为提高我省道路交通事故社会救助基金的运作和管理水平,省财政厅会同有关部门结合工作实际,借鉴吸收先进经验,对《河南省道路交通事故社会救助基金管理试行办法》进行了修订完善。
表达了印发公文的原因和背景。
(二)事项
经省政府同意,现将修订后的《河南省道路交通事故社会救助基金管理办澎印发给你们。
表达了“同意”的意思,以及印发的具体文件。
(三)尾语
“请认真贯彻执行”,表达了行文希冀。
不同的文种各有不同的写作风格和表达方式,但基本上采用的都是完整的三段式写法,或者是省略项目的三段式,或者是变化了的三段式。
有的公文则是在三段式基础上有所变化。
例如:
该通报的事项部分只有一句话:省政府决定对省公安厅予以通报表彰。
此前部分为发文缘由。此后一段则省略了尾语,而代之以谆谆希望。此文完全符合三段式公文的写法。